Zamawiasz towar z Chin, Wielkiej Brytanii albo Stanów Zjednoczonych i nagle przewoźnik prosi o numer EORI? Ten unijny identyfikator jest potrzebny przede wszystkim firmom, które prowadzą import, eksport lub tranzyt towarów spoza UE. Wyjaśniam, kto musi go mieć, jak uzyskać go przez PUESC, ile to kosztuje i jak uniknąć błędów przy odprawie celnej.
Numer EORI ułatwia firmie legalny obrót towarami spoza Unii Europejskiej
- Obowiązek dotyczy przede wszystkim przedsiębiorców uczestniczących w operacjach celnych.
- Wniosek składa się elektronicznie na platformie PUESC.
- Polska firma otrzymuje jeden numer ważny na obszarze całej Unii Europejskiej.
- Sam numer jest bezpłatny, ale pełnomocnictwo dla pośrednika może wiązać się z opłatą skarbową.
- Brak aktywnego numeru może zatrzymać odprawę i opóźnić dostawę.
Czym jest numer EORI i do czego służy
EORI to skrót od angielskiej nazwy Economic Operators Registration and Identification. Jest to unijny identyfikator przedsiębiorcy używany w kontaktach z organami celnymi, między innymi przy imporcie, eksporcie, tranzycie i składowaniu towarów.
Można potraktować go jak stały numer rozpoznawczy firmy w systemie celnym. Dzięki niemu urząd wie, kto składa zgłoszenie, kto odpowiada za towar i z jakim podmiotem wiążą się dokumenty. Nie jest to jednak numer VAT ani zamiennik NIP-u.
Jedna firma może mieć tylko jeden aktywny numer EORI. Nie wyrabia się osobnego numeru dla każdego zamówienia, kraju dostawy czy rodzaju produktu. Numer pozostaje ważny bez określonego terminu wygaśnięcia, chyba że zostanie unieważniony albo działalność podmiotu się zakończy.
W Polsce numer ma zwykle konstrukcję PL + NIP + pięć zer. Przy wypełnianiu dokumentów nie należy jednak zgadywać jego formatu ani dopisywać znaków ręcznie. Najbezpieczniej skopiować numer z danych firmy na PUESC i sprawdzić go w unijnej wyszukiwarce.
Kto musi posiadać EORI w Polsce
Najprostsza zasada brzmi tak: jeżeli firma dokonuje formalnej operacji celnej na obszarze Unii Europejskiej, powinna mieć ten identyfikator. Dotyczy to zarówno przedsiębiorcy, który sam składa zgłoszenie, jak i podmiotu reprezentowanego przez agencję celną.
- firmy importującej towary z państw spoza UE,
- eksportera wysyłającego produkty poza Unię,
- podmiotu korzystającego z procedury tranzytu,
- przewoźnika wykonującego określone czynności celne,
- firmy składającej deklaracje dotyczące czasowego składowania lub bezpieczeństwa,
- przedsiębiorcy ubiegającego się o niektóre pozwolenia i decyzje celne.
Przykładowo sklep internetowy sprowadzający dekoracje prezentowe z Chin potrzebuje numeru już przy pierwszym komercyjnym imporcie. Podobnie będzie w przypadku firmy kupującej opakowania, elektronikę, odzież lub upominki z Wielkiej Brytanii. Warto załatwić rejestrację przed zamówieniem towaru, a nie dopiero wtedy, gdy przesyłka trafi do terminala.
| Przypadek | Czy EORI jest potrzebny | Co to oznacza w praktyce |
|---|---|---|
| Firma importuje towar z Chin na sprzedaż | Tak | Numer będzie potrzebny do zgłoszenia celnego i odprawy. |
| Firma eksportuje produkty do Norwegii lub Wielkiej Brytanii | Tak | Identyfikator podaje się w dokumentach eksportowych. |
| Osoba prywatna kupuje pojedynczy prezent z zagranicznego sklepu | Zwykle nie | Formalności często prowadzi przewoźnik lub operator pocztowy. |
| Przedsiębiorca kupuje towar spoza UE na własne potrzeby firmowe | Najczęściej tak | Decyduje sposób zgłoszenia i charakter transakcji. |
| Firma z Niemiec odprawia towary w Polsce | Nie otrzyma polskiego numeru | Posługuje się numerem nadanym w kraju swojej siedziby. |
Osoba prywatna nie potrzebuje automatycznie rejestracji tylko dlatego, że zamawia produkt spoza UE. Inaczej wygląda sytuacja, gdy zakup ma związek z działalnością gospodarczą, dalszą odsprzedażą albo samodzielnym składaniem zgłoszeń. O tym, czy powstaje obowiązek, decyduje rola importera i rodzaj procedury, a nie sama wartość paczki.
Jak uzyskać numer przez PUESC
Rejestrację przeprowadza się elektronicznie na Platformie Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych. W Polsce właściwym organem jest Dyrektor Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu, ale przedsiębiorca nie musi udawać się tam osobiście.
Załóż konto osoby korzystającej z platformy
Najpierw trzeba utworzyć konto na PUESC i przejść proces identyfikacji użytkownika. Konto służy osobie, która będzie działała za firmę. Może to być właściciel, członek zarządu, pracownik albo pełnomocnik.
Zarejestruj dane firmy
Jeżeli firma nie znajduje się jeszcze w systemie, należy dodać jej dane. Przygotuj przede wszystkim NIP, REGON, nazwę, adres siedziby, dane kontaktowe i główny kod PKD lub NACE. Dane powinny odpowiadać wpisom w CEIDG albo KRS, ponieważ rozbieżności często powodują konieczność wyjaśnień.
Złóż wniosek o nadanie identyfikatora
W formularzu wybiera się usługę dotyczącą rejestracji firmy i nadania numeru. Trzeba wskazać, że firma będzie wykonywać czynności celne, a następnie uzupełnić wymagane pola i wysłać zgłoszenie elektronicznie.
Przeczytaj również: Paysafecard - Co to jest i kiedy warto płacić online?
Poczekaj na nadanie i sprawdź status
Po wysłaniu wniosku informacja trafia na adres e-mail wskazany w rejestracji. Nie ma jednej gwarantowanej liczby godzin czy dni dla każdego przypadku, ponieważ czas zależy od kompletności danych i obciążenia systemu. Wniosek z błędnym adresem, nieaktualnym numerem lub niewłaściwym umocowaniem może potrwać dłużej.
Jeżeli wystąpi awaria systemu albo nie ma możliwości złożenia wniosku online, można skorzystać z procedury papierowej w oddziale celnym. To rozwiązanie awaryjne, dlatego na co dzień wygodniej korzystać z PUESC.
Ile kosztuje rejestracja i jak długo trwa
Samo nadanie numeru EORI jest bezpłatne. Nie trzeba kupować specjalnego certyfikatu ani opłacać rejestracji w unijnym systemie. Koszty mogą pojawić się dopiero wtedy, gdy firma zleci formalności agencji celnej albo ustanowi pełnomocnika.
Od pełnomocnictwa może być pobrana opłata skarbowa w wysokości 17 zł za każdy stosunek pełnomocnictwa, o ile w danej sytuacji nie działa zwolnienie. To nie jest opłata za sam numer, lecz za umocowanie konkretnej osoby do działania w imieniu firmy.
Nie polecam planowania importu na zasadzie „wniosek wyślę, gdy paczka będzie już w drodze”. Nawet jeśli rejestracja przebiegnie szybko, przewoźnik może potrzebować czasu na powiązanie numeru z dokumentami. Najlepiej złożyć wniosek przed zakupem, szczególnie gdy towar ma przypłynąć statkiem lub przejść przez kilka magazynów przeładunkowych.
Numer można uzyskać samodzielnie albo powierzyć rejestrację agencji celnej. Samodzielna procedura nie jest szczególnie trudna przy prostych danych firmowych, natomiast pomoc specjalisty ma sens, gdy przedsiębiorca korzysta z wielu procedur, ma zagranicznych wspólników albo planuje regularny import.
Co zrobić, gdy numeru nie ma albo dane są nieaktualne
Brak identyfikatora może skutkować tym, że zgłoszenie celne nie zostanie przyjęte. W praktyce przesyłka może zostać zatrzymana do czasu uzupełnienia danych, a firma poniesie dodatkowe koszty magazynowania lub obsługi przez przewoźnika.
Najczęstszy błąd polega na pomyleniu numeru EORI z numerem VAT UE. Numer VAT służy przede wszystkim rozliczeniom podatkowym, natomiast EORI identyfikuje podmiot w operacjach celnych. Posiadanie aktywnego VAT UE nie zawsze oznacza, że firma ma aktywny numer EORI.
Drugi problem to nieaktualny adres, nazwa firmy albo dane reprezentanta. Po zmianie wpisu w CEIDG lub KRS trzeba również zaktualizować dane w systemie celnym. Sam numer zwykle pozostaje ten sam, ale jego status może budzić wątpliwości, jeśli informacje w rejestrach się rozchodzą.
Przed wysłaniem dokumentów sprawdź:
- czy numer zaczyna się od właściwego kodu państwa,
- czy firma jest wskazana jako importer lub eksporter,
- czy dane na fakturze zgadzają się z rejestrem,
- czy numer jest aktywny w wyszukiwarce EORI,
- czy agencja celna otrzymała właściwe upoważnienie.
Jak podaje podatki.gov.pl, status można sprawdzić po zalogowaniu na PUESC albo za pomocą unijnego narzędzia do weryfikacji numerów. To szybka czynność, a pozwala wychwycić problem jeszcze przed wysłaniem zgłoszenia.
EORI przy zakupach prezentów spoza UE
Dla czytelnika kupującego okazjonalny prezent najważniejsze jest rozróżnienie między zakupem prywatnym a firmowym. Jeżeli zamawiasz jedną rzecz dla siebie, odprawą zwykle zajmuje się operator pocztowy, kurier albo platforma sprzedażowa. Możesz jednak nadal zapłacić VAT importowy, cło lub opłatę za obsługę celną.
Inaczej wygląda sytuacja właściciela sklepu, pracowni rękodzielniczej albo firmy organizującej sprzedaż upominków. Import większej partii kubków, świec, zestawów prezentowych czy akcesoriów dekoracyjnych jest operacją gospodarczą. W takim przypadku rejestracja powinna być gotowa przed pierwszą odprawą.
Sam numer nie zwalnia z pozostałych obowiązków. Nadal trzeba prawidłowo ustalić kod taryfy celnej, kraj pochodzenia, wartość celną i ewentualne ograniczenia dotyczące produktu. EORI otwiera drogę do odprawy, ale nie zastępuje dokumentów towarowych ani należności celnych i podatkowych.
Przed pierwszą odprawą sprawdź nie tylko sam numer
Najbezpieczniejszy schemat jest prosty: zarejestruj firmę na PUESC, uzyskaj identyfikator, zweryfikuj jego aktywność i przekaż go przewoźnikowi lub agencji celnej. Potem sprawdź dokumenty produktu, bo największe opóźnienia wynikają często nie z samego numeru, lecz z błędnej wartości, opisu albo klasyfikacji towaru.
Jeśli sprowadzasz prezenty sporadycznie, możesz skorzystać z pomocy agencji celnej. Przy regularnym imporcie bardziej opłaca się uporządkować własne procedury, listę dokumentów i dane kontrahentów. Dobrze przygotowany numer EORI nie obniży samego cła, ale może uchronić firmę przed niepotrzebnym zatrzymaniem przesyłki i dodatkowymi kosztami.
